Tietosuojaseloste

HENKILÖTIETOLAIN (523/1999) 10 §:N ja 24 §:N MUKAINEN TIETOSUOJASELOSTE

1. Rekisterin pitäjä

Suomen Tuulivoimayhdistys Ry, Yliopistonkatu 34 B 17, 40100 Jyväskylä

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Johanna Sula, johanna.sula (at) tuulivoimayhdistys.fi, +358 407700332

3. Rekisterin nimi

Jäsenrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Jäseneksi voivat liittyä sekä yksityiset henkilöt että yritykset ja yhteisöt. Rekisterin tarkoituksena on kerätä yhdistyksen jäsenistä yhdistyslain vaatimat henkilötiedot ja muut yhdistyksen toimintaa varten tarpeelliset tiedot, joita voidaan käsitellä seuraavia tarkoituksia varten:

    • yhdistyksen jäsenten tunnistaminen
    • yhdistyksen jäsenasioiden hoitaminen
    • yhdistyksen jäsenrekisterin ylläpitäminen
    • yhdistyksen toiminnan tarjoaminen jäsenistölle
    • yhdistyksen jäsenten pitäminen ajan tasalla yhdistyksen toiminnasta
    • yhdistyksen toimintaa koskevan ja/tai yhdistyksen toiminta-ajatuksen piiriin kuuluvan tiedon välittäminen
    • yhdistyksen toiminnan suunnittelu, kohdentaminen ja kehittäminen (ml. eri jäsenryhmien huomioiminen toiminnassa)
    • jäsenmaksuvelvollisuuksien määrittäminen
    • yhdistyksen jäsenyyden hoitaminen ja kehittäminen (ml. laskutukseen liittyvät asiat)

Tietoja voivat käsitellä myös jäsenrekisterin liitännäisten rekisterien, kuten uutiskirjepalvelun ja laskutusjärjestelmän ylläpito.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteröidyistä tallennetaan seuraavat tiedot jäsenrekisteriin:
henkilön etu- ja sukunimi
henkilön edustama organisaatio (yritys tai yhteisö)

    • y-tunnus
    • lähiosoite
    • postinumero
    • postitoimipaikka (ml. maa)
    • sähköpostiosoite
    • puhelinnumero
    • jäsenyyden tyyppi

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin tiedot saadaan jäseniltä itseltään jäseneksiliittymiskaavakkeen kautta, tai muutosasioissa jäseniltä itseltään tiedonantona.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Yksityishenkilöiden tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille. Yritysten julkisia tietoja voidaan jakaa kolmansille tahoille tilastointi- ja tutkimustarkoituksiin.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Yksityishenkilöiden tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Yritysten julkisia tietoja voidaan jakaa kolmansille tahoille EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tilastointi- ja tutkimustarkoituksiin.

9. Tietojen säilytys

Rekisteröityjen tietoja voidaan säilyttää jäsenyyden päättymisen jälkeen yhden tilikauden ajan tai kunnes saatavat on kuitattu.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Jäsenrekisteri ja sen liitännäiset rekisterit, kuten uutiskirjepalvelu ja laskutusjärjestelmä toimivat sähköisessä tietokannassa. Rekisteriä hoitavat yhdistyksen työntekijät. Järjestelmä on suojattu asianmukaisesti salasanoin. Lisäksi työntekijöiden tietokoneet ja yhteydet on suojattu. Tietojen käsittelijöiden kanssa on tehty tietojenkäsittelysopimus.

11. Tarkastusoikeus

Jokaisella on oikeus tarkastaa henkilörekisteriin talletetut tietonsa. Pyynnön tietojen tarkastuksesta voi tehdä yhdistyksen jäsenpalveluihin (mainittu kohdassa 2.).

12. Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella on oikeus vaatia henkilörekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Pyynnön tietojen korjaamisesta voi tehdä yhdistyksen jäsenpalveluihin (mainittu kohdassa 2.).

13. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Henkilötietolain 30 §:n mukaan rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä, häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten. Yhdistyksen uutiskirjeen kautta rekisteröidyille tulee yhdistyksen toimintaan liittyvää suoramarkkinointia. Uutiskirjeen tilauksen voi lopettaa koska tahansa uutiskirjeen kautta. Rekisteröityjen tietoja ei käytetä muihin yllä mainittuihin tarkoituksiin.

Tietosuojaseloste on hyväksytty yhdistyksen hallituksen kokouksessa 21.5.2018.

 

Tietosuojaseloste – kilpailut ja arvonnat

 

Tällä arvonta- ja kilpailurekisterin tietosuojaselosteella annetaan tietosuojalainsäädännön mukaisesti tietoja sekä rekisteröidylle että valvovalle viranomaiselle. Jos osallistut järjestämäämme arvontaan tai kilpailuun, käsittelemme henkilötietojasi kilpailun tai arvonnan toteuttamisen ajan tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Keräämme ja tallennamme henkilötietojasi väliaikaisesti arvonnan tai kilpailun järjestämiseksi. Käytämme henkilötietoja arvonnan tai kilpailun suorittamiseen, yhteyden ottamiseksi voittajaan, palkinnon toimittamiseen, sekä arvontapöytäkirjan laatimiseen ja arkistointiin.

Henkilötietojesi käsittelyperusteena on osana kilpailua tai arvontaa antamasi suostumus.

Voimme myös pyytää kilpailuun tai arvontaan osallistuvilta erillisen suostumuksen julkaista voittajan nimi ja asuinpaikkakunta sekä kilpailuvastaus, kuva tai muu sisältö ilman erillistä ilmoitusta tai korvausta kilpailun järjestäjän valitsemissa medioissa.

1. Käsiteltävät henkilötiedot

Henkilön perustiedot (nimi ja yhteystiedot, kuten puhelinnumero, sähköpostiosoite, katuosoite, postinumero ja -toimipaikka, sosiaalisen median profiilitunnus (tägi)).

Suostumus ja päivämäärä arvontaan osallistumisesta.

Voimme käsitellä osana arvontaa tai kilpailua myös kilpailuvastauksia sekä mahdollisia arvontaan tai kilpailuun liittyviä kuvia tai muuta sisältöä.

2. Henkilötietojen säilytysajat

Arvontoja ja kilpailuja varten kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin tietoja voidaan pitää tarpeellisina niiden tässä tietosuojaselosteessa kuvatun käyttötarkoituksen kannalta. Lisäksi lakien (kuten kirjanpidon ja verotuksen) edellyttämät tiedot säilytetään sovellettavien lakien mukaisesti.

Käyttötarkoitukseensa tarpeettomaksi muuttuneet tiedot, vanhentuneet tiedot tai tiedot, joiden käsittelylle ei enää muutoin ole perustetta, anonymisoidaan tai tuhotaan turvallisesti.

3. Tietolähteet

Keräämme henkilötiedot rekisteröidyltä itseltään arvonta- tai kilpailulomakkeen tai sosiaalisen median kautta.

4. Tietojen käsittely

Tietojasi käsittelevät ne STY:n työntekijät, joiden työtehtäviin arvontojen ja kilpailujen järjestäminen kuuluu. Jos arvonta tai kilpailu järjestetään sosiaalisessa mediassa, pyydämme sinua tutustumaan tämän informaation lisäksi myös somekanavan omaan tietosuojainformaatioon henkilötietojesi käsittelystä.

Saatamme käyttää myös ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalvelujen tuottamisessa. Voimme siirtää henkilötietoja palveluntarjoajille ja alihankkijoille, jotka käsittelevät henkilötietoja STY:n palveluksessa.

Käsittelemme henkilötietojasi aina huolellisesti ja noudatamme hyvää tietojenkäsittelytapaa. Henkilötietojasi käsitellään pääsääntöisesti Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen sisällä.

5. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on milloin tahansa oikeus peruuttaa arvontaan tai kilpailuun antamasi henkilötietojen käsittelyn suostumus niin halutessasi ottamalla yhteyttä tuuli @ tuulivoimayhdistys.fi

Sinulla on oikeus tarkistaa tallennetut itseäsi koskevat henkilötiedot sekä oikeus pyytää virheellisten tietojen oikaisua. Tietyissä tilanteissa sinulla on oikeus pyytää sinua koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä, sekä pyytää niiden siirtämistä toiselle yritykselle. Lisäksi sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää tietojen käsittelyn rajaamista sekä kieltää tietojesi käsitteleminen.

Mikäli katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä, voit myös olla yhteydessä valvontaviranomaiseen (Suomessa tietosuojavaltuutettu).

Mikäli sinulla on kysyttävää henkilötietojesi käsittelystä tai tästä tietosuojaselosteesta, pyydämme ottamaan yhteyttä tämän selosteen lopussa listattuihin rekisterinpitäjän yhteystietoihin. Mikäli haluat käyttää tässä kappaleessa mainittuja oikeuksiasi rekisteröitynä, pyyntö on tehtävä kirjallisesti ottamalla yhteyttä tuuli @ tuulivoimayhdistys.fi

6. Henkilötietojen suojaus

STY käyttää asianmukaisia fyysisiä, teknisiä ja hallinnollisia suojakeinoja tietojen suojaamiseksi väärinkäytöksiltä. Kaikki rekisterit toimivat sähköisessä tietokannassa. Rekisteriä hoitavat yhdistyksen työntekijät tai palveluntuottajat. Järjestelmä on suojattu asianmukaisesti salasanoin. Lisäksi työntekijöiden tietokoneet ja yhteydet on suojattu ja osallistuva henkilöstö on ohjeistettu.

STY valitsee käyttämänsä alihankkijat huolellisesti ja huolehtii sopimus- ja muilla järjestelyillä siitä, että tietoja käsitellään myös niiden toimesta lainsäädännön ja hyvän tietosuojakäytännön mukaan.

7. Yhteystiedot

Tietosuojavastaava

johanna.sula @ tuulivoimayhdistys.fi

puh. 040 7700 332